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      5种整理IT电子邮件收件箱以提高工作效率的方法

          研究表明,我们每天收到约121封电子邮件,这使我们感到奇怪天天彩票天天彩票,我们如何保持持续的沟通天天彩票天天彩票。如果管理不当天天彩票,电子邮件可能会很快浪费时间天天彩票天天彩票。现在,普通员工将其28%的时间都花在管理电子邮件上天天彩票,这意味着如果您在星期一至星期五的上午9点至下午5点工作,则整个工作日都将专用于您的收件箱。

          关于如何更好地管理收件箱和电子邮件通信,有很多建议,但是其中一些对于大多数人来说并不实用天天彩票。幸运的是,通过使用收件箱中的一些内置工具和一些时间管理技能天天彩票天天彩票,您可以组织电子邮件收件箱天天彩票,更有效地阅读和处理收到的邮件并提高工作效率天天彩票天天彩票天天彩票。

      5种整理IT电子邮件收件箱以提高工作效率的方法

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          1.退订,退订,退订
          留出时间突击收件箱天天彩票天天彩票天天彩票,并取消订阅任何无关的新闻通讯天天彩票。担心错过最新消息(FOMO)可能使我们不愿取消订阅天天彩票,但想想您实际阅读这些电子邮件的频率如何天天彩票?您可能会打开其中的许多标记为“已读”,因为它们没有任何实际价值天天彩票。
          当然,如果您喜欢在收件箱中看到每周新闻通讯天天彩票,并且喜欢在收到它后立即阅读,然后继续订阅,但是如果您一直收到该固定供应公司的每周“要约”天天彩票,则一次下订单天天彩票,然后取消订阅天天彩票。如果您发现自己错过时事通讯,别忘了阻止您重新订阅天天彩票天天彩票。
          2.利用规则和文件夹
          快速扫描您的电子邮件并创建“大”类别列表。根据您所在部门的不同天天彩票天天彩票天天彩票,您可能具有以下类别:供应商天天彩票,客户服务,收据,招聘等天天彩票天天彩票天天彩票。如果您愿意天天彩票,还可以在每个类别中创建子文件夹以进一步划分电子邮件,但不必担心过于具体。您只需要可识别的类别天天彩票天天彩票,这样可以更轻松地管理收件箱。如果需要查找特定的电子邮件天天彩票天天彩票,请不要忘记可以使用Microsoft Outlook的搜索功能天天彩票,因此无需按发件人姓名天天彩票,日期天天彩票,主题等创建子文件夹天天彩票。
          使用Microsoft Outlook 2013搜索栏整理收件箱
          您可能想利用的另一个功能是“规则”,该规则会在邮件到达时自动将其归档到正确的文件夹中天天彩票天天彩票天天彩票。您可以选择是要在“新警报”窗口中显示这些消息(高优先级消息的理想选择)还是播放选定的声音天天彩票√焯觳势?;褂写罅扛呒堆∠罟┠≡?,例如标记为重要天天彩票,标记为已读天天彩票,删除或发送自动答复天天彩票,以便您可以确保对重要通信进行优先排序天天彩票。
          3.不要经常检查电子邮件
          查看电子邮件已成为工作的代名词天天彩票,但通常只会分散我们对更重要任务的注意力。您多久陷入一次只能被电子邮件通知分散注意力的事情天天彩票?我们立即感到有必要检查我们的收件箱天天彩票,但这很少紧迫,因此很难重新集中精力天天彩票天天彩票。即使每封新邮件只会让您分心30秒钟,如果每天收到100封电子邮件(即50分钟)天天彩票天天彩票,那也浪费了您检查收件箱的时间天天彩票。
          幸运的是,有一种简单的方法可以防止电子邮件分心-只需关闭音频和视觉通知即可。登录到您的电子邮件帐户,然后依次转到文件>选项>在左侧列中选择邮件>向下滚动到邮件到达>取消选中所有邮件警报天天彩票天天彩票。
          是否担心缺少特定的电子邮件?您可以设置一个“规则”天天彩票天天彩票,它将覆盖此设置天天彩票。例如天天彩票天天彩票,您可以选择让经理发送任何电子邮件来播放选定的声音天天彩票天天彩票。
          通过关闭新的电子邮件警报来组织电子邮件收件箱
          如果您对收到新电子邮件的想法不满意,请尝试预留特定的时间来检查收件箱天天彩票天天彩票。初次到达办公室时天天彩票,您可以检查一次,午餐时间一次,下午一次天天彩票。如果一天检查三次对您不起作用,则每小时尝试一次。例如天天彩票天天彩票,45分钟的重点工作和15分钟的电子邮件管理天天彩票。如果您有规律的天天彩票,有规律的休息时间,您会发现更容易集中精力。
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          4.尝试每天将收件箱设为零
          没有什么比登录并发现收件箱中充满数百条消息的情况更糟糕的了天天彩票天天彩票天天彩票。仅选择全部然后单击Delete可能很诱人天天彩票天天彩票,但您永远不知道自己可能会错过什么。不要让电子邮件堆积起来天天彩票,而应在每天结束时预留一些时间来查看您的收件箱天天彩票?;馗粗匾耐ㄐ?,将电子邮件归档在相关文件夹中天天彩票天天彩票,并取消订阅与您无关的任何内容。以更具策略性的方式处理电子邮件应使其更易于管理。当然天天彩票天天彩票,您会在一夜之间收到一些电子邮件天天彩票,但是在早晨天天彩票,未读邮件的数量将大大少于正常情况天天彩票。
          5.尝试电子邮件存档
          许多人会建议将电子邮件分类为“保留”和“删除”,并丢弃不再相关的电子邮件天天彩票√焯觳势?天天彩票天天彩票;蛏鳌暗缱佑始撇?。尽管此建议可能对您的个人收件箱有用天天彩票天天彩票天天彩票,但在业务情况下可能会有些棘手天天彩票。电子邮件是业务决策的重要记录天天彩票天天彩票天天彩票天天彩票,如果您的公司要参与法律诉讼天天彩票,则可能需要提供所有与电子邮件相关的对话天天彩票,其最早可追溯至六年天天彩票。
          借助基于云的电子邮件归档解决方案天天彩票天天彩票,您可以为电子邮件提供长期天天彩票,超安全且符合法医学要求的存储空间天天彩票天天彩票天天彩票,而不会阻塞收件箱天天彩票天天彩票。电子邮件会自动存档,即使从收件箱中删除也仍然保留天天彩票天天彩票。每封电子邮件都将具有数字指纹和时间戳天天彩票,以确保真实性。如果需要天天彩票天天彩票,您甚至可以将电子邮件直接还原到收件箱中天天彩票天天彩票。
          电子邮件是企业必不可少的一部分天天彩票,但它不一定非要必不可少。通过一些简单的技巧天天彩票,您可以防止电子邮件浪费所有时间,而专注于您的业务天天彩票。不要忘了鼓励员工接听电话或亲自与您交谈天天彩票,以解决紧急情况天天彩票天天彩票。并非所有事情都需要通过电子邮件完成天天彩票。
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